Apa yang berubah apabila AI Superhuman bekerja dalam Gmail dan Outlook?

Seorang pelanggan meminta sebut harga terkini pada hari Selasa. Anda mengumpulkan angka pada hari Rabu. Pada hari Khamis, perbualan lain memenuhi peti masuk sehingga permintaan asal tenggelam. Kerja itu tertangguh kerana satu janji dalam e-mel biasa terlepas pandang.

Pada 3 November, Superhuman mengumumkan bahawa Email Assistant kini berfungsi dalam Gmail dan Outlook. Menurut syarikat itu, pembantu ini menyusun mesej, menyediakan draf, memaparkan semula perbualan yang belum selesai dan mengarkibkan mesej yang dianggap kurang penting. Beberapa kerja yang lazimnya bergantung pada peraturan peti masuk, peringatan kalendar dan ingatan kini digabungkan dalam satu aliran kerja. Bagi pasukan kecil, persoalannya ialah tugas mana yang wajar diserahkan dahulu.

Draf dan mesej yang diarkibkan membawa kesan berbeza

Saringan peti masuk. Ilustrasi asal Telli.sh.

Anda boleh menyemak dan membetulkan draf yang silap sebelum menghantarnya. Apabila mesej tersalah arkib, apa yang anda nampak di peti masuk berubah. Anda mungkin hanya menyedari bahawa pembantu itu telah mengalihkan permintaan penting selepas seseorang menghubungi anda melalui saluran lain. Kedua-duanya mengurangkan klik, tetapi setiap fungsi memerlukan tahap kepercayaan yang berlainan.

Superhuman menyatakan bahawa pembantunya tidak memadam e-mel atau menghantar mesej tanpa izin. Had ini memudahkan anda mencuba ciri draf sambil terus mengawal apa yang anda janjikan kepada orang lain. Masih ada keputusan penting mengenai peti masuk. Sesuatu mesej boleh dicari semula walaupun tiada dalam paparan yang anda periksa setiap pagi. Apabila menguji saringan automatik, jadikan semakan arkib sebahagian daripada aliran kerja.

Pengirim yang sama boleh menghantar iklan pada hari Isnin dan memaklumkan perubahan perkhidmatan yang kritikal pada hari Jumaat. Pembantu yang mempelajari pola daripada mesej pertama masih perlu menilai kandungan mesej kedua. Cari kesilapan yang berulang mengikut jenis mesej walaupun kebanyakan saringan sudah betul. Kadar penerimaan keseluruhan boleh menyembunyikan satu kategori yang kerap tersalah kendali.

Susulan berguna apabila sebabnya jelas

Aliran susulan. Ilustrasi asal Telli.sh.

Bayangkan seorang perunding yang masih perlu menghantar tiga cadangan dan sedang menunggu kelulusan bagi dua cadangan lain. Peringatan bahawa sesuatu perbualan sudah lama sepi boleh membawanya kembali ke urutan e-mel yang betul. Pembantu boleh memaparkan perbualan itu semula dan menyediakan ayat untuk balasan seterusnya. Perunding itu masih perlu menentukan sama ada ketiadaan balasan berpunca daripada kelewatan, penangguhan yang dipersetujui atau keputusan yang telah dibuat melalui panggilan.

Susulan yang berkesan bermula daripada keadaan terakhir yang disahkan. Jika pelanggan berkata mereka akan meneliti sebut harga selepas mesyuarat bajet minggu depan, peringatan awal boleh menimbulkan masalah. Peringatan yang menunjuk kepada ayat berkaitan membantu pengguna membuat keputusan dengan cepat. Peringatan yang hanya mengira tempoh masa menambah satu lagi perkara untuk disemak.

Semak semua perkara dalam draf balasan yang mungkin dianggap sebagai janji. Ayat yang lancar tentang penghantaran pada hari Jumaat masih perlu disemak dengan jadual penghantaran. Tawaran diskaun memerlukan kelulusan yang berkenaan. Draf membantu apabila ia menyediakan ayat sambil memastikan komitmen itu jelas kepada orang yang bertanggungjawab.

Nada juga penting. Balasan biasa kepada rakan sekerja boleh ringkas. Nada ringkas yang sama boleh kedengaran kasar dalam pertikaian dengan pelanggan. Lihat sama ada draf mengambil kira hubungan dan isi perbualan, berbanding sekadar meniru gambaran umum gaya anda. Jika pembantu perlu menafsirkan niat seseorang, draf pendek dengan soalan yang jelas boleh menjadi permulaan yang lebih baik daripada balasan yang kemas tetapi sudah mengandaikan hasilnya.

Mulakan dengan percubaan peti masuk berskala kecil

Gunakan satu peti mel dan pilih jenis e-mel yang akan diuji. Perunding yang bekerja sendiri boleh bermula dengan perbualan tentang jadual harian. Pasukan pula boleh mencuba alamat kongsi khusus untuk pertanyaan produk jika penyambung dan dasar syarikat membenarkannya. Pantau dengan teliti akses kepada e-mel sensitif atau yang kandungannya sangat pelbagai sehingga anda tahu bagaimana pembantu itu menanganinya.

1. Buka halaman rasmi Email Assistant daripada Superhuman dan semak sama ada akaun serta pelan Gmail atau Outlook anda boleh disambungkan. Teliti skrin persetujuan dan dasar organisasi sebelum memberi akses kepada peti mel.
2. Mulakan dengan sekumpulan perbualan yang mudah diperiksa dari segi draf balasan atau peringatan susulan. Catat beberapa contoh terkini sebagai garis dasar, termasuk contoh yang tidak memerlukan automasi.
3. Bandingkan setiap cadangan balasan dengan perbualan asal. Catat pindaan pada nama, tarikh, amaun dan komitmen. Pindaan itu menunjukkan usaha yang diperlukan untuk memeriksa jawapan walaupun kebanyakan ayatnya boleh digunakan.
4. Semak mesej yang akan diberi keutamaan lebih rendah sebelum bergantung pada pengarkiban automatik. Jika kawalan yang ada membolehkan anda mengecilkan skop, pilih kategori yang terhad dengan peraturan yang jelas.
5. Pada akhir percubaan, semak janji yang ditunaikan, susulan yang terlepas dan bilangan mesej yang perlu dicari semula. Gunakan hasil itu untuk memilih fungsi yang sesuai digunakan setiap hari.

Takrifkan kejayaan berdasarkan keperluan pemilik peti mel. Jika matlamatnya ialah mempercepatkan sebut harga, ukur masa dari permintaan diterima hingga balasan berguna yang pertama. Jika matlamatnya untuk mengurangkan balasan yang terlepas, kira permintaan yang melebihi tempoh respons yang dipersetujui. Bilangan draf semata-mata tidak banyak menjelaskan kedua-dua hasil ini.

Untuk membandingkan dua minggu, ambil sampel perbualan yang sebanding dan kira tindakan susulan. Asingkan pertanyaan jualan daripada mesej dalaman kerana kedua-duanya tertakluk kepada tempoh dan proses kelulusan yang berlainan. Jika sampel kecil, simpan contoh bersama jumlahnya. Satu permintaan pembaharuan yang tersalah hala boleh membawa kesan lebih besar daripada sepuluh surat berita yang disusun kemas.

Peti masuk kekal biasa, tetapi laluan datanya berubah

Gmail atau Outlook kekal sebagai tempat pengguna bekerja. Kebenaran pembantu menentukan perkara yang boleh diakses dan dibuat di belakang paparan itu. Kedua-duanya ialah keputusan yang berasingan. Aplikasi e-mel yang sudah biasa memudahkan penerimaan, tetapi persoalan tentang pihak yang memproses kandungan mesej, perkara yang boleh dihadkan pentadbir dan cara akses ditarik balik masih perlu dijawab.

Bagi akaun kerja, mulakan dengan skrin sambungan dan dasar yang berkuat kuasa. Semak skop akses peti mel yang diminta dan tentukan sama ada tugas itu memerlukannya. Uji apa yang berlaku apabila pengguna memutuskan sambungan pembantu dan di mana organisasi boleh mengaudit keputusan tersebut. Ini khususnya penting apabila peti mel mengandungi lampiran sulit, urusan sumber manusia atau maklumat pelanggan yang tertakluk kepada had kontrak.

Persoalan praktikal yang sama timbul apabila kerja dikongsi. Jika dua orang nampak permintaan yang dipaparkan semula, siapakah yang perlu membalasnya? Peringatan boleh menarik perhatian kepada tugas tanpa menyerahkannya kepada sesiapa. Kekalkan aturan serah tugas yang mudah supaya pasukan tahu siapa menyediakan balasan dan siapa akan menghantarnya.

Mengapa label lalai membawa kesan

Log perubahan produk Superhuman pada 29 Julai sudah menerangkan bantuan e-mel dalam Superhuman Mail. Pengumuman November penting kepada pengguna yang mahu terus menggunakan antara muka Gmail atau Outlook yang mereka kenali. Halaman bantuan sangat berguna kerana kawalannya lebih khusus daripada tajuk pengumuman. Panduan itu menerangkan enam label saringan, ringkasan, cara melihat draf dan pilihan untuk menetapkan layanan berbeza bagi mesej daripada pengirim tertentu. Persediaan Gmail melibatkan langkah pembelian. Semak kelayakan akaun dan skrin persetujuan sebenar sebelum merancang pelaksanaan untuk pasukan.

Panduan Gmail dan Outlook menyatakan bahawa mesej yang dilabel Respond, Waiting atau FYI dikecualikan daripada pengarkiban automatik. Panduan tersebut turut menerangkan bahawa peraturan spam atau mel remeh boleh mendapat keutamaan lebih tinggi. Ini menjadikan semakan peti masuk lebih khusus. Lihat mesej yang diberi label salah dan semak peraturan mana yang diutamakan apabila lebih daripada satu peraturan terpakai. Pembantu mungkin betul menganggap invois itu sekadar makluman, tetapi masih terlepas bahawa notis bayaran yang dilampirkan perlu ditangani segera.

Pengecualian mengikut pengirim boleh memudahkan percubaan kecil. Katakan akauntan anda menghantar surat berita biasa serta dokumen yang mesti ditandatangani sebelum tarikh akhir cukai. Mengekalkan e-mel pengirim tersebut dalam paparan peti masuk munasabah selagi bilangannya terkawal. Jika jumlahnya meningkat, mengasingkan perbualan mengikut alamat e-mel atau menetapkan peraturan khusus boleh memudahkan pengecualian itu diurus. Bandingkan pertambahan mesej dalam peti masuk dengan usaha yang diperlukan untuk memulihkan kerja selepas terlepas tarikh akhir.

Ambil sampel daripada hari kerja sebenar

Ketua pasukan sokongan boleh memilih sebilangan kecil mesej daripada peti mel ujian yang diluluskan lalu melabelkannya secara manual sebelum meminta pembantu membuat saringan. Sertakan mesej dalaman yang dimajukan, notis pembekal dengan tindakan yang terselit dalam lampiran dan perbualan pelanggan yang jawapannya berubah. Bandingkan hasil dengan label rujukan. Untuk mesej yang diturunkan keutamaannya, catat sebab ia penting dan bagaimana petugas menjumpainya semula.

Ulang semakan yang sama pada hari sibuk. Ringkasan berguna jika membantu seseorang menemui kerja yang mungkin terlepas pandang. Bandingkan ringkasan itu dengan peti masuk dan proses serah tugas sedia ada. Jika ringkasan memuatkan dua puluh perkara tetapi hanya dua yang boleh diambil tindakan, soalan yang lebih berguna ialah sama ada kedua-duanya mempunyai penanggungjawab dan tarikh. Cari pautan ke perbualan asal apabila ringkasan menyatakan bahawa seseorang masih menunggu.

Draf yang lemah boleh dinilai dengan beberapa cara. Sapaan yang salah mudah dibetulkan. Cadangan tarikh dalam zon waktu yang salah boleh mencetuskan beberapa e-mel tambahan. Janji bayaran balik yang direka boleh menjadi pertikaian. Sediakan kategori untuk setiap jenis pembetulan. Pembantu berguna untuk jenis e-mel tertentu apabila kerja semakan yang masih perlu dibuat cukup mudah dijangka sehingga pengguna boleh menyelesaikannya dengan cepat.

Pada akhir minggu, periksa sampel kerja yang hilang daripada peti masuk dan kerja yang menjadi lebih mudah dilihat. Pasukan mungkin boleh menerima lebih banyak cadangan yang tersasar untuk surat berita jika produk itu melindungi permintaan pelanggan yang belum selesai secara konsisten. Hasil seperti itu menyokong pengaktifan beberapa tindakan yang terhad. Dakwaan umum tentang penjimatan masa tidak memberitahu pemilik peti mel seterusnya di mana hendak bermula.

Pastikan giliran tugas kekal berguna

Pelancaran Superhuman membawa automasi ke dalam antara muka yang sudah dikenali ramai. Perubahan yang lebih menarik ialah pembantu boleh mempengaruhi apa yang menarik perhatian anda dan apa yang sudah sedia anda sampaikan. Peti masuk menjadi giliran tugas yang peraturannya wajar disemak, sama seperti giliran permintaan sokongan.

Ujian awal yang baik meliputi satu hari dengan e-mel rutin dan satu permintaan penting yang luar biasa. Bolehkah anda melihat mengapa permintaan itu dipaparkan? Bolehkah anda menjumpainya semula jika ia telah diketepikan? Bolehkah anda mengesahkan butiran dalam cadangan jawapan tanpa membaca semula seluruh perbualan? Jawapan itu menunjukkan sama ada pembantu benar-benar memudahkan pengurusan peti mel.

Sumber

• Pengumuman Superhuman pada 3 November dan demonstrasi ciri
• Email Assistant untuk Gmail
• Email Assistant untuk Outlook
• Log perubahan produk Superhuman

---

Untuk menyimpan rekod perbualan dan keputusan kerja yang mudah dicari, cipta akaun Telli.sh.