Apa yang berubah saat AI Superhuman bekerja langsung di Gmail dan Outlook?

Seorang pelanggan meminta penawaran harga terbaru pada hari Selasa. Anda mengumpulkan angkanya pada hari Rabu. Pada hari Kamis, percakapan lain memenuhi kotak masuk, dan permintaan tadi tenggelam. Pekerjaan itu tertunda karena sebuah janji dalam surel biasa terlewat.

Pada 3 November, Superhuman mengumumkan bahwa Email Assistant hadir langsung di Gmail dan Outlook. Menurut perusahaan, asisten ini menata pesan, menyiapkan draf, kembali menampilkan percakapan yang masih menggantung, dan mengarsipkan pesan yang dinilainya berprioritas rendah. Beberapa pekerjaan yang biasanya mengandalkan aturan kotak masuk, pengingat kalender, dan ingatan kini terkumpul dalam satu alur. Bagi tim kecil, pertanyaannya adalah pekerjaan mana yang layak didelegasikan terlebih dahulu.

Draf dan pesan yang diarsipkan punya konsekuensi berbeda

Pemilahan kotak masuk. Ilustrasi orisinal Telli.sh.

Anda dapat memeriksa dan membetulkan draf yang keliru sebelum mengirimnya. Pesan yang salah diarsipkan mengubah apa yang terlihat di kotak masuk. Anda mungkin baru sadar bahwa asisten memindahkan permintaan penting setelah seseorang menghubungi Anda lewat jalur lain. Keduanya mengurangi jumlah klik, tetapi masing-masing memerlukan tingkat kepercayaan yang berbeda.

Superhuman mengatakan asistennya tidak menghapus pesan atau mengirim surel tanpa izin. Batas ini memudahkan Anda mencoba fitur draf sambil tetap mengendalikan apa yang Anda janjikan kepada orang lain. Masih ada satu keputusan penting mengenai kotak masuk. Pesan bisa tetap ditemukan meski hilang dari tampilan yang biasa Anda periksa setiap pagi. Saat menguji pemilahan otomatis, jadikan pemeriksaan arsip bagian dari alur kerja.

Pengirim yang sama bisa mengirim iklan pada hari Senin dan perubahan layanan yang penting pada hari Jumat. Asisten yang mempelajari pola dari pesan pertama tetap perlu memahami isi pesan kedua. Cari kesalahan berulang berdasarkan jenis pesan, sekalipun sebagian besar pemilahannya sudah tepat. Tingkat penerimaan secara keseluruhan bisa menyembunyikan satu kategori yang berulang kali salah ditangani.

Tindak lanjut berguna jika alasannya jelas

Alur tindak lanjut. Ilustrasi orisinal Telli.sh.

Bayangkan seorang konsultan yang masih harus mengirim tiga proposal dan sedang menunggu persetujuan untuk dua proposal lain. Pengingat bahwa sebuah percakapan sudah lama sepi dapat membawanya kembali ke utas yang tepat. Asisten dapat memunculkan utas itu dan menyiapkan kata-kata untuk balasan berikutnya. Konsultan tetap perlu menentukan apakah belum adanya balasan berarti ada keterlambatan, penundaan yang sudah disepakati, atau keputusan yang sebenarnya telah dibuat saat menelepon.

Tindak lanjut yang efektif berawal dari keadaan terakhir yang sudah dikonfirmasi. Jika pelanggan mengatakan baru akan meninjau penawaran setelah rapat anggaran minggu depan, mengingatkannya lebih awal dapat menimbulkan gesekan. Pengingat yang menunjuk ke kalimat terkait memudahkan pengguna mengambil keputusan. Pengingat yang hanya menghitung berapa lama waktu berlalu justru menambah pekerjaan untuk diperiksa.

Periksa segala hal dalam draf balasan yang bisa dianggap sebagai janji. Kalimat yang lancar tentang pengiriman hari Jumat tetap harus dicocokkan dengan jadwal pengiriman. Tawaran diskon perlu persetujuan yang berlaku. Draf berguna ketika membantu menyusun kata-kata sekaligus membuat komitmen terlihat jelas bagi orang yang bertanggung jawab.

Nada balasan juga penting. Balasan rutin kepada rekan kerja bisa singkat. Keringkasan yang sama bisa terdengar ketus saat menangani perselisihan dengan pelanggan. Periksa apakah draf menyesuaikan diri dengan hubungan dan isi percakapan, alih-alih mengikuti gambaran umum tentang gaya Anda. Saat asisten perlu menebak maksud seseorang, draf pendek berisi pertanyaan yang jelas bisa menjadi awal yang lebih baik daripada jawaban rapi yang sudah mengasumsikan hasilnya.

Mulailah dengan uji coba kotak masuk yang kecil

Pilih satu kotak surat dan tentukan jenis pesan yang akan diuji. Konsultan independen bisa mulai dari percakapan penjadwalan biasa. Sebuah tim bisa mencoba alamat bersama khusus pertanyaan produk jika konektor dan kebijakan perusahaan mendukungnya. Awasi akses ke pesan sensitif atau yang sangat beragam sampai Anda tahu bagaimana asisten menanganinya.

1. Buka halaman resmi Email Assistant dari Superhuman dan periksa apakah akun serta paket Gmail atau Outlook Anda dapat dihubungkan. Tinjau layar persetujuan dan kebijakan organisasi sebelum memberikan akses ke kotak surat.
2. Mulai dengan beberapa utas yang draf balasan atau pengingat tindak lanjutnya mudah diperiksa. Catat beberapa contoh terbaru sebagai pembanding, termasuk contoh yang tidak memerlukan otomatisasi.
3. Bandingkan setiap usulan balasan dengan utas asal. Catat perubahan pada nama, tanggal, jumlah, dan komitmen. Perubahan itu menunjukkan upaya yang diperlukan untuk memeriksa jawaban, bahkan ketika sebagian besar redaksinya sudah bisa dipakai.
4. Tinjau pesan yang akan diturunkan prioritasnya sebelum mengandalkan pengarsipan otomatis. Jika pengaturannya memungkinkan, batasi uji coba pada kategori yang jelas dengan aturan yang terukur.
5. Pada akhir uji coba, periksa janji yang ditepati, tindak lanjut yang terlewat, dan jumlah pesan yang perlu dicari kembali. Gunakan hasilnya untuk memilih fitur yang layak dipakai sehari-hari.

Tentukan arti keberhasilan bagi pemilik kotak surat. Jika tujuannya mempercepat tanggapan atas permintaan penawaran, ukur waktu sejak permintaan diterima hingga jawaban berguna pertama dikirim. Jika tujuannya mengurangi balasan yang terlewat, hitung permintaan yang melampaui tenggat respons yang disepakati. Jumlah draf saja tidak banyak menjelaskan kedua hasil itu.

Untuk membandingkan dua minggu, ambil sampel utas yang sebanding dan hitung kejadian tindak lanjut. Pisahkan pertanyaan penjualan dari pesan internal karena keduanya memiliki jadwal dan aturan persetujuan berbeda. Jika sampelnya kecil, catat contoh konkret bersama jumlahnya. Satu permintaan perpanjangan kontrak yang salah diarahkan bisa lebih penting daripada sepuluh buletin yang dipilah dengan rapi.

Kotak masuknya tetap akrab, tetapi jalur datanya berubah

Gmail atau Outlook tetap menjadi tempat orang bekerja. Izin asisten menentukan apa yang dapat diakses dan dilakukan di balik tampilan itu. Keduanya merupakan keputusan terpisah. Aplikasi surel yang sudah dikenal memudahkan adopsi, sedangkan pertanyaan tentang siapa yang memproses isi pesan, apa yang bisa dibatasi administrator, dan bagaimana akses dicabut tetap perlu dijawab.

Untuk akun kerja, mulai dari layar pengaturan koneksi dan kebijakan yang berlaku. Periksa cakupan akses yang diminta ke kotak surat dan tentukan apakah pekerjaan itu memang memerlukannya. Uji apa yang terjadi saat pengguna memutus koneksi asisten dan di mana organisasi bisa mengaudit keputusan tersebut. Ini terutama penting jika kotak surat memuat lampiran rahasia, urusan SDM, atau informasi pelanggan yang penggunaannya dibatasi kontrak.

Pertanyaan praktis yang sama berlaku saat bekerja bersama. Jika dua orang melihat permintaan yang dimunculkan kembali, siapa yang bertanggung jawab membalasnya? Pengingat dapat menarik perhatian pada sebuah tugas tanpa menetapkan penanggung jawab. Pertahankan aturan serah terima sederhana agar tim tahu siapa yang menyiapkan balasan dan siapa yang akan mengirimnya.

Mengapa label bawaan berpengaruh

Catatan perubahan produk Superhuman pada 29 Juli sudah menjelaskan bantuan surel di dalam Superhuman Mail. Pengumuman November berarti bagi orang yang ingin tetap menggunakan antarmuka Gmail atau Outlook yang sudah mereka kenal. Halaman bantuan sangat berguna karena pengaturannya lebih spesifik daripada judul pengumuman. Panduan itu menjelaskan enam label pemilahan, ringkasan, cara melihat draf, serta opsi untuk mengesampingkan perlakuan bawaan terhadap pesan dari pengirim tertentu. Penyiapan di Gmail mencakup langkah pembelian. Periksa kelayakan akun dan layar persetujuan yang sesungguhnya sebelum merencanakan penerapan untuk tim.

Panduan Gmail dan Outlook menyatakan bahwa pesan berlabel Respond, Waiting, atau FYI dikecualikan dari pengarsipan otomatis. Panduan tersebut juga menjelaskan bahwa aturan spam atau pesan sampah bisa mendapat prioritas lebih tinggi. Dengan begitu, Anda bisa memeriksa kotak masuk secara lebih konkret. Lihat pesan yang mendapat label keliru dan periksa aturan mana yang berlaku jika beberapa aturan cocok sekaligus. Asisten bisa benar bahwa faktur bersifat informatif, tetapi tetap melewatkan bahwa pemberitahuan pembayaran terlampir harus segera ditangani.

Pengecualian berdasarkan pengirim bisa mempermudah uji coba kecil. Misalnya, akuntan Anda mengirim buletin biasa sekaligus dokumen yang harus ditandatangani sebelum tenggat pajak. Membuat pesan dari pengirim itu selalu terlihat masuk akal jika jumlahnya masih mudah dikelola. Bila volumenya meningkat, memisahkan percakapan berdasarkan alamat pengirim atau membuat aturan khusus dapat memudahkan pemeliharaan pengecualian tersebut. Bandingkan tambahan pesan di kotak masuk dengan upaya untuk memulihkan pekerjaan setelah melewatkan tenggat.

Ambil sampel dari hari kerja sungguhan

Pemimpin tim dukungan bisa mengambil sejumlah kecil pesan dari kotak surat uji yang sudah disetujui, lalu memberi label secara manual sebelum meminta asisten memilahnya. Sertakan pesan internal yang diteruskan, pemberitahuan dari pemasok dengan instruksi di dalam lampiran, serta utas pelanggan yang jawabannya berubah. Cocokkan setiap hasil dengan label acuan. Untuk pesan yang diturunkan prioritasnya, catat alasan pesan itu penting dan bagaimana petugas menemukannya kembali.

Ulangi pemeriksaan yang sama pada hari sibuk. Ringkasan berguna jika membantu seseorang menemukan pekerjaan yang mungkin terlewat. Bandingkan ringkasan dengan isi kotak masuk dan proses serah terima yang dipakai tim. Jika ringkasan memuat dua puluh hal dan hanya dua yang bisa ditindaklanjuti, tanyakan apakah kedua hal itu sudah memiliki penanggung jawab dan tanggal. Cari tautan ke utas asal ketika ringkasan mengatakan seseorang masih menunggu.

Draf yang buruk bisa dinilai dengan beberapa cara. Salam pembuka yang salah mudah dibetulkan. Usulan tanggal dengan zona waktu yang keliru dapat memicu beberapa surel tambahan. Janji pengembalian dana yang dikarang bisa menjadi sengketa. Beri kategori tersendiri untuk setiap jenis koreksi. Asisten berguna pada suatu jenis pesan ketika pekerjaan peninjauan yang tersisa cukup bisa diperkirakan sehingga orang dapat menyelesaikannya dengan cepat.

Pada akhir minggu, periksa sampel pekerjaan yang hilang dari kotak masuk serta pekerjaan yang menjadi lebih mudah terlihat. Tim bisa menoleransi lebih banyak saran yang keliru untuk buletin selama permintaan pelanggan yang belum selesai terlindungi dengan konsisten. Hasil semacam itu mendukung pengaktifan sejumlah kecil tindakan. Klaim umum tentang penghematan waktu tidak memberi tahu pemilik kotak surat berikutnya harus mulai dari mana.

Jaga agar antrean tetap berguna

Peluncuran Superhuman membawa otomatisasi ke antarmuka yang sudah dikenal banyak orang. Perubahan yang lebih menarik adalah bahwa asisten dapat memengaruhi hal apa yang Anda perhatikan dan apa yang sudah siap Anda sampaikan. Kotak masuk menjadi antrean dengan aturan yang layak ditinjau, sebagaimana tim meninjau antrean layanan pelanggan.

Uji coba awal yang baik mencakup satu hari dengan surel rutin dan satu permintaan penting yang tidak biasa. Bisakah Anda melihat alasan permintaan itu dimunculkan? Bisakah Anda menemukannya kembali jika pesan itu disisihkan? Bisakah Anda memverifikasi rincian dalam balasan yang diusulkan tanpa menyusun ulang seluruh percakapan? Jawabannya menunjukkan apakah asisten benar-benar membuat kotak masuk lebih mudah dikelola.

Sumber

• Pengumuman Superhuman pada 3 November dan peragaan fiturnya
• Email Assistant untuk Gmail
• Email Assistant untuk Outlook
• Catatan perubahan produk Superhuman

---

Untuk menyimpan catatan percakapan dan keputusan yang mendasari pekerjaan Anda agar mudah ditelusuri, buat akun Telli.sh.